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快手工作App 50

撰文/數位時代    

許多行動也許只費時幾分鐘,但在適當的情境之下,卻能使任務大有進展。「把所有事情都從你的腦袋裡弄出來,以合適的類別,組織好項目的各種提醒,以及下一步的行動,保持你的系統更新和完整,充分地檢查,使你在任何時候都能信任你的直覺。」美國企業顧問專家大衛艾倫(David Allen)在其效率管理暢銷書《搞定!2分鐘輕鬆管理工作與生活》(Getting Things Done)一書中提出,通過記錄的方式,把頭腦中的各種任務移出來,藉此頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。



這是一個沒有數位工具,就沒有工作效率的年代。雲端工作達人、Citrix大中華區總裁曹衡康,他包包裡掏出來至少是兩個以上的行動工具:一台手機、一台平板電腦、一台其他作業系統的手機或平板電腦,遠處還有一台筆記型電腦。對他而言,現在最有用的管理工具莫過於軟體App,從行事管理、資訊蒐集到組織溝通,就算是等飛機出差的空檔,都能好整以暇地面對,「雲端工作的好處是有助於時間管理,用零碎的時間隨時工作,保持效率。」



艾倫在其書中建議,要能夠在短時間內管理自我,建立好的工作流程有五個步驟可參考:了解必須「蒐集」的所有資訊、「處理」並決定如何運用、「組織」並據此整理、「整理」成不同選項以便決定如何行動、「行動」,這五個階段進行水平式管理,在特定時間點觀察所有的任務。



提升機動性



在過去,要完成這五個步驟得花費許多心力,除了得找到好用的工具外,最大的困難是,在PC時代,得被綁在定點才能處理。但行動App的出現,不僅可以輕易在數十萬個中,找到最合用的選擇,更因為行動App有著「跨平台」、「基於雲端」、「同步處理」的三大特色,打破原本受限制的時間、地點,大大提升了日常生活與工作機動性。



根據思科調查報告,2014年每位知識工作者擁有連線裝置的平均數量將達到3.3部,超過2012年的平均2.8部。此外,雲端工作趨勢同樣對企業帶來改變,行動力將在2014年占據企業IT預算20%,2012年則為17%。



經營企業視訊會議解決方案的Polycom,台灣區總經理呂理正觀察,過去企業認為購買視訊設備是項成本,「金融海嘯期間,企業在進行成本降低的過程中,發現這不是成本了,是工具,因為它能有效降低支出。此外,平板等行動工具興起,讓大家隨時可以開會,更加降低商務旅行的費用。」



例如工作方法第一步「蒐集待完成的事情」,現在可以透過應用軟體iReadG、Flipboard、Pinterest主題式地接收外界訊息,使用代辦事項to-do List軟體記錄事件與步驟。接下來的「處理」步驟,可以使用QuickOfficer編修Office檔案、GoToMeeting開啟視訊會議、Dropbox或Bump分享檔案給同事,「歸檔」與「回顧」則可使用WorldCard整理名片、Evernote追蹤記錄專案進度等。



雖然雲端工作能夠帶來不同以往的效率,但琉璃奧圖碼資訊處資深經理范光治也提出一個疑慮:把資料放在雲端固然可以隨手可得,但是資料有受到保護嗎?工作事物是不是能安全地存在雲端?



留意隱私政策



資安專家、Websense台灣區技術總監莊添發認為,行動辦公室的風氣,從企業角度來看,可以延伸內部防護,讓員工使用自己的裝置工作時,不會不小心下載到含毒軟體,「對個人工作者來說,時常會忽略閱讀製造商的Privacy Policy & Term of Use(隱私政策與使用條款),檢查傳輸加密是否使用SSL連線的應用程式,以及資料存放位置是否加密。當然還需要選擇合法的App來源及網站。」



一天只有24小時,透過智慧型手機使用行動App,雖然並不會讓時間多出來,對許多人而言,也不一定真正能夠變得更加善用時間。或者一些複雜度高的事項,最後還是會回到電腦端運作。真正大不同的是,找回了生活的支配權,有選擇性地做真正想做的事,一旦讓自己面對生活不再混亂,工作成果也會變得更好。而且不只是工作,所有事情都會往好的方向進行!


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