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見「面」三分情 GoToMeeting隨處談生意

撰文/羅之盈    

大中華區總裁推薦跨國開會工具



在Citrix任職五年的曹衡康,過去陸續在不同公司協理大中華區市場,經歷長達18年,習慣同時和不同地區的夥伴溝通。談起1995年到中國工作的往事,曹衡康哈哈地笑了起來,「唉唷,那時我在靠近哈爾濱油田工作,外頭零下20度,為了傳送一個檔案到美國,得開一小時的車,到公司的資訊中心打開大電腦才行。」



後來即便網路較為便利,開始有行動電話和無線網路,得以使用email溝通事務,「但是我常常需要花很多時間在等檔案,等對方修改好、等它寄到、等它下載。」



曹衡康舉例,和美國的律師修改一紙研擬中的合約,等到檔案傳到之後,雙方需要拿著它講越洋電話,比對第幾頁、第幾行、第幾個字要怎麼修改,「電話費是個問題,而且如果案子要知會十個人,還得分頭和十個人討論修定。」



建立雲端會議室



現在這些麻煩事都消失了,曹衡康熟練地自個人信箱中找到GoToMeeting視訊會議通知,點選其中的連結就能進到雲端會議室。與會成員可以選擇採用手機、平板電腦、筆記型電腦點選應用程式進入,也可以單純地從瀏覽器進入。



曹衡康操作著GoToMeeting,不一會位處各地的開會成員紛紛抵達。同時曹衡康開啟投影片共享,讓所有人看到簡報。有時成員則將自己手繪的議題架構,公開給曹衡康瀏覽。



「GoToMeeting是企業開會工具,和一般視訊軟體不同的是,企業可以設置會議室密碼,控制參與人。好處是大家可以隨處開會,例如我每月有個全區All in GoToMeeting的大會,每次大約200多人參加,他們可能分別從20個地點進入,」曹衡康說明。



與同事分享檔案,曹衡康採用的則是Citrix開發的企業雲端儲存工具ShareFile,使用方法類似Dropbox,分享檔案時只需要貼上一個連結。不同的是,ShareFile可以設定下載密碼,備有下載紀錄,主管可以知道夥伴的取用紀錄。



對於時下流行的即時通訊App,曹衡康認為直接講電話或視訊開會比較快,除非對方不方便講電話,不然用它來討論公事,實在太花時間了,而且容易分心,事情越做越多。



SimpleMind幫助構思



此外,為了增加討論效率,曹衡康搭配其他構思軟體,「我習慣發散式思考,再收納,不管是手寫還是使用數位工具,都會用Mindmap(心智圖)。」他熟練地點開平板電腦中的軟體SimpleMind,一邊開會一邊記錄,建立蜘蛛狀心智圖。



他比劃著說,大家可以從心智圖看出哪個領域想得不夠周全,「開會最不應該議而不決,所以蜘蛛圖每一個路徑的尾巴都代表一個行動。最後我再另外製成一個條列一、二、三的執行計畫,分享給同事。」



從雪地走到雲端,曹衡康分析:「雲端工作最大的好處是幫助時間管理、做事有效率,沒辦法想像沒有這些移動工具,讓我在零碎的時間工作,不然光是平日一天100封的email,都不知要看到何時。」



不僅自己愛用,曹衡康也鼓勵同事使用。曾經有面試的主管,因為仍在使用傳統手機,而讓他放棄雇用。除了Citrix是虛擬化解決方案的企業,需要有對雲端了解的同仁之外,「我也希望他是熱衷雲端工作,有效率的夥伴,」曹衡康說。



GoToMeeting



製造商:Citrix/適用系統:iOS、Android、Windows、Mac/特色:可在多種平台環境與裝置使用的視訊軟體,以email發送會議室連結,即可多人同時視訊開會,大家可以選擇各自方便的裝置,在一起進行討論,連線品質佳。搭配的白板功能可編寫筆記,也能將自己桌面的檔案,開放共同瀏覽


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