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3招提升工作附加價值 攀上升遷螺旋梯

   

你是否每天做著類似的工作,不僅自己覺得枯燥乏味,同事、主管也未曾肯定你的工作表現?《小職員拚上位的祕傳工作術》作者、日本Lucky River & Partners株式會社董事長福井克明認為,工作者若日復一日做著類似的例行性工作,無法真正發揮才能,獲得認同及晉升的機會。
福井在書中將工作分為兩種:創造性工作(creative work)和例行性工作(routine work)。其中多數人從事的例行性工作,結果通常不太重要,而且無論由誰來做都一樣。對此,他提出了3個方法協助工作者找出例行性工作的問題點及改善空間,為無聊、重複的工作增添附加價值,贏得良好評價:

1.推測工作委託人期待或關心的事

雖然你的主管在委託例行性工作時,只要求你準時交件,但是如果你交出的成果能夠進一步滿足主管沒說出口的期待時,就有可能獲得較高的評價。 想要讓表現超越對方期許,你必須先了解對方對這份工作的要求,以及對方關心什麼事。例如,最近要進行年度結算,主管指示你計算部門的電話費支出。此時,若你能在完成交辦任務外,再提出幾項降低部門電話費的建議措施,就等於間接完成主管索取電話費用資料的目的,主管自然會對你另眼相看。

2.想像工作成果的使用者或被使用的場景

一般人在處理例行性工作時,多半是機械式地把資料、數據填入制式的表格。這樣的工作方式,很容易讓人忽略使用者的感受。因此,如果你能進一步探索「誰是使用我的工作成果的人?」「我所整理的資料會在何時、何種情況下、為了什麼原因、如何被使用呢?」就能讓你產出更人性化的工作成果,提供他人更好的使用經驗。

就像福井提到自己曾在製作會議紀錄時,除了提供按照「時間序」的發言紀錄,還額外附上依照「部門」及「發言者」分類的版本,讓同事們能快速找出會議紀錄中和自己相關的部分。這樣便利的機制,讓福井在同事間獲得了良好的評價。

3.自行決定附加價值工作的時間表

你是不是很想動手改善目前的例行性工作,但又擔心無法遵守主管訂下的交件期限?福井認為,過度在意期限是降低人類思考能力的主要原因。人們常會為了趕著交出工作成果,而失去進一步提升工作價值的動力。

福井建議,你可以為自己訂出兩種工作時間表:例行性工作仍在原訂期限內完成;能為工作增添價值的工作,則可依自己的能力訂定另外的期限。 一旦你先完成有既定期限的工作,就能在沒有時間限制的情況下,為例行性工作增添更多附加價值。(本文取材自《小職員拚上位的祕傳工作術》,商周出版。整理 / 尹俞歡)


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