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檢討會議這樣開!分析失敗 找出改善措施

整理、撰文/張玉琦 編輯/張良姿    

上班族都怕開會,尤其是「檢討會」,不是沒人敢點出問題,冗長沉悶,就是很容易會淪為錯誤批鬥大會,遺忘了會議的初衷:檢討失敗的原因,提出改善措施,避免往後犯下相同的錯。

檢討會到底該怎麼開才有效? 「出社會之後,有7成的事情都是從『經驗』得來。」在日本大力推廣檢討會的管理顧問公司Global Shift Communication公司社長彥田友治認為,從經驗中得到教訓的能力就是反省力,而檢討會議就是企業提高員工反省力的最好方法。他因此建議,檢討應該成為員工訓練的一環,融入員工的日常工作中,由主管帶領團隊坦率反省,一方面反省自己的錯誤,另一方面藉由團隊成員相互砥礪,帶動組織成長。

彥田友治還指出,檢討會也是解決公司問題的有效方法。「工作上有很多問題通常都沒有『正確解答』,這時就該針對公司到目前為止做過的事情好好分析,」讓組織共享檢討的結果,這就是檢討會議的意義。

他為檢討會議歸納出4大功能:

1.提升工作品質:減少錯誤,降低花費的心力與時間,提升創造力。

2.強化工作價值觀:藉由思考如何改善工作流程,員工逐漸了解公司的信念和行事原則。

3.改善自我、強化自信:過去的事情雖然無法改變,但針砭過去,接受自己做過的事,可以培養自信。

4.改善人際關係:透過檢討,常常會發現問題出自於工作方法或人際往來,可以提醒自己調整。

品管大師威廉.戴明(William Deming)曾提 出PDCA循環──先設定目標(plan)、執行(do)、檢討成效(check),再進行改善(act),其中檢討與改善的環節就與檢討會的精神相符。

日本管理學界長期以來強調檢討與改善,發展出適用不同情境的檢討會技術:敏捷式管理(agile management)強調專案執行過程中需要不斷調整方向;豐田生產管理強調要不斷檢視生產流程中的浪費;引導學(facilitation)則強調提高團隊參與,設計解決問題的會議。

練習:每天10分鐘檢討會,把反省變成習慣! 召開檢討會的頻率也可以變成每天,但是要強調以10分鐘的短時間,專注於反省一件事。這種會議方式適用於人數較少的團隊,針對當天或前一天的業務中,可以馬上改善的問題提出解決之道。1天只要提1件要改進的項目,1年就可以改進365項,如同樂天創辦人三木谷浩史的名言:「每天只要改善1%,一年就能強大37倍」,形成足以推動個人、團隊變革的巨大力量。

10分鐘檢討會的優點是,檢討有明確目標,時間短不會造成壓力,也比較不會引起情緒化的對立。


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