本期文章

5個「說不」技巧 拒絕請託又不傷感情

   

1.做好心理建設
職場心理學專家塚越友子認為,每個人首先必須認知自己有拒絕別人的權力。其次,找個能自在講話的場所,並且考慮談話的時機。接下來是想清楚要拒絕對方要求中的哪個部分,並且預先準備好能明確傳達出「這個部分我沒辦法幫你,但如果改成……,我就可以幫上忙」的訊息。最後是設想傳達訊息之後可能會發生的狀況。

2.找出「Yes/No」之外的選項

遇上同事請求協助的時候,自覺只能接受或拒絕,沒有轉圜餘地,也是導致人們無法拒絕的原因之一。其實,只要把拒絕別人的請託當成是在跟對方交涉,就比較能夠打破心裡障礙,沒有那麼難開口。

假設完全接受對方的請求是100%,徹底拒絕是0%,那麼不妨試著向對方提出90%、70%或50%的方案。你可以從請託的「內容」「期限」和「數量」做評估,比如說,90%接受是「期限延長3天的話就辦得到」;70%接受是「無法擔任專案經理,但是參與專案沒問題」。

3.拒絕前表達感謝,拒絕後致上歉意

拒絕的說法也有一套固定模式可循:先以感謝的口吻,謝謝對方提出邀請;然後以緩衝句「不好意思」「遺憾」接續,讓對方有被拒絕的心理準備;接下來說出理由,並加上明確的拒絕:「因為那天已經有約了,所以沒辦法出席。」 如果婉拒是比較無關緊要的邀約(如飯局),只要說今天不方便就好;但如果是要拒絕額外的工作,就必須說出今晚無法加班的具體理由。最後不忘加上道歉,以及希望保持關係的結尾:「真的很抱歉,若是下次還有機會,我會很樂於參加。」

4.電話或e-mail拒絕要格外溫和

電話溝通看不到說話者的表情和動作,有時就算說法客氣,對方還是會覺得你的態度強硬,因此講電話的時候要增加緩衝句,盡可能體貼對方的心情。e-mail則是連聲音的抑揚頓挫都沒有,容易給人公事公辦的感覺,因此要增加感性的詞彙。

5.正面朝向對方,放鬆眉頭

說話的姿勢、表情、音調也會給人不同的感覺。拒絕時要盡量正面朝向對方,側身容易給人警戒心強的感覺。蹙眉也會給人負面的印象,盡量有意識地紓緩眉頭,以接近微笑的溫和表情講話最適當。(本文取材自《THE 21》雜誌11月號,PHP研究所出版。整理 / 張玉琦)


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