本期文章

何飛鵬專欄/公開儀式的必要

撰文/何飛鵬    

我的第一份工作是在保險公司的外勤單位,每天早上,全單位的人都要聚在一起開早會:主管講話、報告工作進度、聽演講、分享經驗,還要唱歌,經過這一連串的儀式之後,才開始一天的班。

年輕的時候,我對這種儀式性的活動,很不以為然,覺得這只是形式與口號,真的對工作有幫助嗎?可是年長之後,歷練了職場的酸甜苦辣,我逐漸認同公開儀式的重要,也會設計許多儀式性的作為,以提升組織運作的效率。而我自己,也會透過一些儀式性的行為來建立秩序,強化自己的意志力。

保險公司的外勤業務工作,每天都要歷經外界的各種考驗,客戶的拒絕與冷言冷語,讓人充滿挫折,工作者要出門前都要下很大的決心。而每天的早會,就是藉由外在的形式,讓工作者得以展開一天的拜訪工作,至於會中的教育訓練功能,則只是附帶的收益而已。早會確保了工作者準時早起的習慣,也激勵了他們的鬥志、強化了他們的意志力。

理解了公開儀式行為的功能之後,我也為組織設計了各種的公開儀式:年會、半年會、季會、月會、周會,視組織不同而選擇舉行。此外,各種報告會、分享會、檢討會,也勢必要舉辦。公司中還不時舉辦各種競賽獎勵,並公開頒獎,以凸顯公司認同的價值觀,進而凝聚共識。

公開的儀式也包括各種海報的運用,像張貼標語就是工廠生產單位常見的作為,把重要的工作要求、準則,貼在工廠中顯著的地方以提醒所有人遵守。而在一般的辦公室中,也可以針對特殊的活動張貼海報,凝聚同仁共識以強化工作推動的效果。以業務單位為例,把年度業務目標、各種競賽活動,用海報張貼,隨時更新工作進度,是最常見的公開儀式活動。

組織需要儀式化的作為,以維持組織正常的運作。個人亦復如此,每個人會有情緒起伏,不見得能長期維持好的工作態度,因此也要規畫一些儀式化的行為,來強化自己的意志力,提高工作意願。

以我自己為例,我平常穿著十分休閒,可是當我工作情緒低落時,就會刻意穿著全套正式的西裝,讓自己看起來儀容端正,精神奕奕。每天出門上班前,一定要刮鬍子,透過這個象徵性的行為,讓自己進入上班情緒。另外,要出書的前幾個月,我會每天5點起床,坐在桌前,不論有沒有寫作情緒,都如此作為,強行讓自己進入寫作狀態。

定期地舉辦公開儀式,會變成組織制度的一部分,可以有效推動組織的運作,有助於組織目標的達成。同樣地,用外在定型化、儀式化的行為建立秩序與紀律,也可以強化自己工作的意志力與鬥志。

何飛鵬 城邦出版集團副董事長、商周出版發行人。曾任《卓越》雜誌、《保險行銷》雜誌總編輯,曾被金石堂書店選為1997年出版風雲人物。何飛鵬部落格:http://blog.pixnet.net/feipengho


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