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人壽業務襄理曾振威︰管理團隊別只看報表

文/周怡伶    

「學習當主管的路途就像是攀登喜馬拉雅山,攀上山頂就是職涯目標,當主管的過程中會碰到許多挫折,但只要毫無畏懼、勇往直前,從挫折中汲取勇氣的養分,總有一天可以在最高峰遙望綿延無際的山脈。而新手主管就像是剛搭上飛往尼泊爾的班機,跨越了追尋目標的第一階段門檻。」曾振威如此說。
眼前這位身穿燙得筆直的黑色西裝,臉上掛著一副黑框眼鏡,講話很有哲理且思考邏輯很成熟。實際上,他「才」26歲,已經帶領13人的業務團隊,名片上的頭銜是:XX 金控公司的人壽業務襄理。

就像著名的廣告語:「我是在當了爸爸後,才學會當爸爸的。」曾振威也是在當主管後,才學會當主管:「服務員工和處理員工情緒比看報表更重要。」

他解釋說,主管的主要任務是服務員工,就像是球場上球員和教練之間的差別,確保團隊的整體走向跟組織一致是主管(教練)的職責。分派任務、適時給予技術上的協助,甚至是非技術上的指導,都是主管的任務。主管關心的不能只有自己,而是團隊裡的每個人。

然而,曾振威並非一開始就能掌握管理的要領。

別只看報表!員工情緒是關鍵

曾振威任職於國內數一數二的金控公司。在講求帶戰功坐大位的企業裡,他雖是7年級生,但因為拼業績而受到上司的拔擢,從明星球員一躍變成新手主管。

他說:「那時候的我沒有『付出』這個概念,被提拔為主管之後,我的價值觀備受衝擊。」因為他取得第一階段門檻晉升主管的原因是:關心自己的業績報表,但並非為整個團隊負責,「但是現在我授權給員工執行任務的同時,也要為執行結果扛責任,即使把事情搞砸的人根本不是我。」曾振威接著說:「直到現在這兩個觀念都還在我腦袋裡反覆衝突,而這正是新手主管最容易犯的錯誤:還在用當員工時的思維管理團隊。」

他表示,剛開始以為帶領團隊達到最佳業績的方法只有3件事情:看報表、對數字、找問題。當一張報表攤在自己面前,他就會去觀察業績不好的原因是為什麼,找到問題之後就想辦法解決,「問題解決之後業績就好了嘛!」他模仿過往的語氣說,然後他會在禮拜六早上把報表整理好,如果員工的業績不好,馬上立刻打電話過去跟員工說:「下禮拜二跟你約談一下。」

等到下週二員工一進辦公室時,曾振威馬上把報表攤開,甚至先用螢光筆把問題都畫出來,接著說:「你上個月業績差了多少,這個月補回來。」若同仁面有難色,他會接著說:「不知道怎麼補沒關係,我教你怎麼補。」

但是曾振威這番積極作為,始終沒有讓團隊業績好轉,他只好找老闆談這個問題。他永遠記得老闆當時講了一句話,才讓自己恍然大悟:「當主管要先處理心情,後處理事情。」

「我才發現,有時候員工不想來上班、工作效率變差,真的不是因為技術出了差錯,而是生活中發生了點問題,可能是跟男朋友吵架了,或是媽媽生病住院了,這些都跟技術無關。」

曾振威後來改變了方法。禮拜六早上他一樣把報表整理出來,等下週二員工一進來的時候,桌上會有兩份報表,一份是以前一整年份的報表,一份是今年的報表。曾振威會先把去年表現好的月份用螢光筆畫起來,對員工說:「你一定比我還擔心自己業績好不好這件事情,對不對?」通常員工都會回答是。這時候他會接著說:「你去年連續幾個月的表現都非常好,我想要了解一下這兩個月表現不如預期,是不是有特別的原因?」通常,這時員工會開始說生活出了哪些問題,然後他也會趁此時強調自己不只在意工作績效,更關心員工下班後的生活,「最後,我會對員工說,我很樂意下班後陪你看場電影或小酌一杯,請你也沒關係。」

曾振威強調,主管也許無法幫員工把男朋友找回來,也沒有辦法到醫院幫忙照顧家人,但是在了解員工生產力變差的當下,應該要用同理心了解問題的根源,然後讓對方知道你願意提供協助,因為員工的情緒絕對會影響工作表現,「其實,在我的私人行事曆裡甚至記錄了我們組內女性員工的生理期,那幾天我絕對會對她們輕聲細語、關懷備至。」他爽朗地笑說。


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