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專為在外走跳的上班族 ChatWork幸福有感效率倍增

整理撰文/潘俐婷    

整理撰文/潘俐婷還停留在日本上班族,鎮日坐在狹隘的辦公室, 日以繼夜地加班後才拖著疲累身體趕著末班電車回家印象的你(妳),這家公司肯定會讓你(妳)忍不住發出「Wow」的驚嘆聲。
新進員工一到公司上班,就能獲得一支蘋果iPhone手機,方便主管與員工利用ChatWork不受時間跟空間處理工作;明文規定員工最晚9點要離開公司,否則時間一到公司也會自動關燈;設計「Lunch Talk制度」,讓主管可請部屬聚餐,藉由聊天來了解員工近況,關心員工;每位員工可自由支配40天的假期,目的是讓員工可以安排出國度假,開拓視野、放鬆心情,在工作上展現創意;推行「Go Home返家省親」的福利,公司每位員工可以擁有一年2次1萬4千日圓的差旅,並且擴大適用到眷屬的身上。什麼公司這般貼心?答案是:ChatWork;一家以即時通訊軟體為主的企業。

ChatWork執行長山本敏行(Toshi Yamamoto)以「Make Happiness」為願景,山本社長秉持「不生氣」的經營哲學,讓ChatWork在日本Link and Motivation人資顧問公司,針對全日本1百家企業所進行的調查結果中,連續在2010年、2011年獲得員工滿意度第一名。CNN 更以「Life inside the happiest company in Japan」為題來報導;軟體銀行(Softbank Creative)也將ChatWork經營故事出版成書。

「當員工覺得幸福,覺得被尊重,自然提升顧客滿意度,為公司帶來獲利。」穿著一派休閒的山本社長肯定地說。這是他的一番肺腑之言,也是經營ChatWork一路走來累積的心得。

多麼痛的領悟 員工不滿顧客走人

山本敏行認為員工與顧客之間的滿意度具有正向關連性,相信只要員工滿意度提高,就會確實反映在顧客滿意度上,一旦員工感到滿意,對工作投入,所產生的效益產值才會加倍成長。這是他創業之初,公司陷入最大危機後才領悟到的道理。考量到員工須兼顧家庭與工作,一開始讓他們使用Skype、Facebook工具,方便他們在家也可以工作,但是效果不彰。因此,他開發了ChatWork 意思就是只「聊工作」。同時,這套工具也解決其他企業的相同困擾,因為需求,所以造就了創新。

多麼敏銳的觀察 拯救被Email淹沒的無奈

山本敏行說:「當訊息傳達過於便利、快速,就會產生資訊繁雜,不利整合的問題,更會隱藏洩漏商業機密的危機。」他當初為減少公司不必要的會議,提高工作管理效率,特地到美國矽谷取經1年,而後開發ChatWork,顛覆傳統工作溝通模式。以「不需要電子郵件」(No More Email)為訴求,目的讓人們不須在一堆郵件中,重新搜尋先前老闆所交代的工作內容,希望藉此提供企業更加方便、好用的通訊工具。目前使用者有4萬6千家公司企業,約有50多萬人,系統內高達2千萬個群組交談,以及3億則的訊息內容。

2011年推出ChatWork系統後深受廣大眾喜愛。所以,2012年將公司名稱更改為ChatWork,使產品與公司名結合在一起,藉此企業成功向外行銷,2013年開始拓展亞洲市場,至今企業版圖遍布全球170個國家,除了日本,包含美國、盧森堡,台灣、新加坡也是其亞洲主力市場。山本敏行表示,日本企業應勇於走出去,向外展現其進軍全世界的雄心壯志,開拓本身的國際視野,也讓其他地方更多元認識、看到日本的品牌。

多麼便利的功能 工作溝通超easy

放眼國際市場,ChatWork仍秉持著日本企業文化中務實與簡潔的精神,以「簡化商業溝通」為原則,提供使用者4大功能包含:群組交談、工作管理、檔案共享以及視訊會議/語音通話,如此大幅簡化企業工作管理流程,例如:主管所指派的任務,部屬無須再額外紀錄下工作內容與完成交付的時間,只要接收訊息後,就能開始著手執行。再者,相較於一般常用的通訊軟體,新加入的成員無法看到之前所傳送的訊息,因此,ChatWork為提升訊息傳送效率,除了具備搜尋歷史訊息、對群組交談紀錄做交叉搜尋的功能,只要加入群組,成員都能瀏覽先前的歷史訊息,了解公司目前業務的執行情況,負責人不須再私訊給新進成員交接工作事項,提高群組溝通的速度,其主要特色有:

1.群組交談功能:ChatWork提供群組以及一對一交談功能,彈性運用訊息編輯、表情符號、刪除、引用等工具,將訊息確實、快速傳達給成員,捨棄傳統電子郵件的工作模式,降低無謂的雜訊,快速搜尋、追溯確認之前的資料內容與加密。

2.工作管理功能:可直接建立或將交談訊息轉成工作任務,分配給指定執行成員,並且,當有人傳送訊息或新增工作時,對方將立即收到通知提醒,避免遺漏掉重要工作事項,協助精準掌握工作管理進度,提升工作效率,另外,由於ChatWork採取雲端儲存作業方式,即使處於離線狀態,也可將工作指派傳給對方,待對方上線後即可接收到訊息。

3.檔案共享功能:文字、圖片等各類型檔案皆可於ChatWork中共享,讓群組內成員可隨時雲端下載後,透過任何裝置載體來檢視內容、統一管理。此外,在完整保留檔案資料的情況之下,使用方案升級後,將可移轉至個人方案或是企業方案。

4.視訊會議/語音通話功能:為了彈性運用時間,讓會議更能流暢進行,不受地區、時間的限制,可分享電腦畫面且視訊通話,以活化公司內部溝通,其最多可容納14個人進行視訊會議,且具備跨平台、跨裝置支援,目前有電腦版與App應用程式版本,可提供iOS、Android用戶使用。

5.高規格的安全認證:正因ChatWork針對企業提供服務,線上互動最大的隱憂,莫過於商業機密外洩,為了解決此問題,公司不僅獲取國際標準ISO27001(ISMS)認證,針對所有傳達的資訊均採用SSLAES256 高階加密標準,更由第三方執行資訊安全稽核,嚴格管理系統以確保資訊安全。


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