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重要的事>緊急的事!高效工作為金城武4G廣告定調

文/周怡伶    

廣告業經年累月為了完美超凡的好點子付出辛勞,但在凱絡媒體副總經理黃明威身上,卻看不出這行業裡經常描繪「在夜深人靜看著萬家燈火熄滅,在天色泛白的時候,踏著晨露姍姍歸來」的工作苦楚。

他能夠在有計劃的工作安排之下,帶著服務團隊在極短時間內(因為客戶打算採用奇襲策略,在競爭對手發聲之前先發制人)為金城武形象廣告的媒體策略定調,讓服務8年多的業者中華電信的4G之戰先聲奪人、帶出亮眼業績。他說:「廣告服務業是顧客服務導向的工作形式,經常得機動處理許多臨時發生的狀況,壓力常會瞬間暴升,加班作業自然也是常態。」也就是說,在靠腦力賺錢的廣告業上班,要是沒有兩把刷子,很難避免三更半夜還在辦公室寫案子,寫到在公司看天露魚肚白的情況,加上網路時代經常必須全天監看市場反應的狀況,隨時針對客戶需求提供即時性機動服務,「加班」真是廣告人的宿命。

「但要減少加班還是有方法的。我是一個喜歡做事有計畫的人,有了計畫才知道下一步要做什麼,也才會有方向感。而有計畫更需要有執行力,按照計畫完成進度才能少加班卻有高績效。」。黃明威認為,執行力是高效工作最重要的事情,凡事若只有計畫卻沒有執行,一切都只是空談。此外,「若要更有效發揮執行力,就必須將所有工作依照輕重緩急,排出處理順序。」他說。


凱絡媒體副總經理黃明威
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矩陣圖排序 重要的事先處理

黃明威是廣告人,也是團隊管理者,可以想像他每天必須處理許多大大小小的事,包含固定的行政工作、教育訓練、客戶服務等,偶爾也會有臨時的會議,或是老闆突然交代的事務;他表示,在接收工作任務的當下,他就會在腦海中衡量優先順序,橫軸是工作的緊急程度,縱軸則是重要程度,依照處理的優先順序可以分為:1.緊急且重要、2.重要但不急迫、3.緊急但不重要、4.不重要也不急迫,共4種。

「重要的事情必須要優先處理。」黃明威解釋,這是一個大家都知道的工作觀念,但很多人往往辦不到,因為人們經常以為時間有餘,或者盤算該項工作只要多少的時間就能完成,結果就犯了拖延的毛病,總要等到事到臨頭才加班趕工,不但導致工作品質變差,也可能連帶造成其他工作的負擔,形成惡性循環。因此,他強調,「不要把重要的事情變成緊急的事情!若有時間就先處理重要的事情,否則重要但不急的事情,久了也會變成又緊急又重要的事情,那就勢必要熬夜加班趕工了。」

在廣告業尤其如此。「提案工作有時候就像是口香糖,甩都甩不掉,當你沒有足夠時間去構思一整套媒體策略的時候,思慮不足、草草了事的不成熟提案一定會被退回,致使同一項工作反覆來回的進行著,如此一來一往就造成惡性循環。」黃明威接著說,「所以,看待事情的態度很重要,既然很重要就不能急就章,要有這個觀念。」

至於緊急但不重要的事情,既然緊急何以被排在順序3?黃明威笑說,「很多被歸類到這裡的事情,一旦急過頭了就不急了,甚至也不需要處理了。例如計劃去參加社交活動、看電影??這些事情,都應該擺在真正重要的事情後面。」回到前述的觀念,無論如何,優先處理重要的事情,才有助於高效工作。

那如何判斷事情的重要性呢?黃明威分享他個人的經驗給大家做參考:「大家都知道八二法則吧?一項專案裡頭的許多細項工作中,其中百分之二十的工作占了整體工作百分之八十的決定性影響,因此就應該先把這舉足輕重的20%列為優先處理的事項。」

另外,在搭配的使用工具上,黃明威會利用Outlook的「工作」功能,將工作事項依照處理優先順序分類為1、2、3、4,一來可以透過條列清楚的工作事項,有條不紊地一一消滅任務,二來可以隨時改變狀態,方便進度更新。此外,也最好能養成順手記錄工作行為與進度的習慣,「在工作產生時最好就要有紀錄,否則一忙碌起來根本沒有時間去記錄。」黃明威說。

想專注先關掉Line

除了工作的輕重緩急必須做好管理以外,黃明威認為時間管理也很重要。他會把時間區隔成完整時間與零碎時間,並分別用來處理重要與不重要的工作。他表示,有些廣告人加班是因為晚上比較沒有人打擾,才有完整時間思考並處理工作;因此若想要提高工作效率,就應該儘量「增加完整時間、減少零碎時間。」

尤其現今網路通訊軟體發達,一旦跳離工作偶爾回覆一下即時通訊或email,便很容易造成時間被切割,以致無法專心規劃重要事務,因此黃明威偶爾會在處理重要事件的時候,把Line等對外通訊管道關閉,甚至是拔掉網路線或乾脆待在家裡集中精神處理重要工作,這有助於自己在短時間內達到預期成果,「若你的一整天都是零碎時間,實在很難成就什麼大事。」黃明威說。

舉黃明威一整天的時間運用方式為例:他習慣在早上進公司後,立即處理重要的事情,像是思考、策略規劃等,避免其他外在的干擾;至於下午時段則多用來進行會議、廠商來訪、拜訪客戶、回信等事務。而為了避開下班尖峰時間,他會利用這個時候瀏覽客戶網站、Facebook頁面或搜尋市場資訊,利用零碎時間追蹤狀況、了解各類市場動態及新知。


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