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主管必學 人性與紀律的服氣術

文/周怡伶    

記得早期的職場狀況是,員工生病不敢請假,老闆也明著不希望員工請假,但現代人的自我意識越來越抬頭,請假議題經常被拿出來討論。然而,員工請假除了關乎到員工個人的權益之外,少了一個人在公司處理工作,多出來的事情該由誰來接手處理?通常公司內都不會有完全Back-up的代理人,但短時間內又不太可能多雇用一個人,勢必得將工作分配給其他員工來處理,這對其他員工又公平了嗎?他們會服氣嗎?

工作分配不公 員工唉唉叫

我想把事情丟給他們做,可能多多少少不太公平,但我之前也提過一個概念:「主管有原罪」,無論如何主管都不可能把所有事情扛下來,因此勢必要當起壞人,把多出來的工作交由其他人去分擔。不過,通常這時候員工都會特別有默契,在暗地裡有著一種態度上的平衡,那就是:雖然手上有太多超乎預期的工作時,員工會集體反抗主管,但當情況是因為有人生病,而導致主管不得不請其他人分擔工作時,這些人反而會把矛頭指向生病的人。因此,我認為這樣的情況就短期而言,主管反而可以減輕一點原罪的負擔。不過,長期而言,卻也會造成公司與其他同事的麻煩。

只要是人都會生病,一、兩位員工偶爾生病倒還好,基於團隊精神與同理心,大家都還可以互相幫忙。但若是公司內的重要角色生病得很嚴重,必須要長期請假的時候,情況通常會變得更複雜、棘手。如果公司有預算可以雇用新人,那事情好解決,但若是沒有預算,大家即使不明講,心裡都會怪罪生病的人,導致勞動力降低,進而造成員工的意願版圖改變。

此外,若是公司內部有人經常利用失戀、肚子痛、塞車等種種理由請假,很容易導致其他人效法,更顯得公司管理制度不公平。更嚴重的是,有理想熱情的人才,也不願跟這樣的同事一起工作,消磨志氣,公司若是長期不處理這樣的問題,不僅將導致團隊氣勢低迷,原本願意為公司打拼的人才,也會因此失望而不願再付出心力。因此,我認為嚴守公司紀律,是管理公司的重要條件。


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寧可捨棄戰將 也要紀律

職場是一個展現責任感的地方,除了不得已的原因必須請假之外,不論從公司立場或是員工觀感來看,隨意請假都是不被鼓勵的行為。在一個團隊精神高的組織內,同事之間通常會彼此制裁,不用主管下去苦口婆心地勸告,其他人就會主動透過同儕力量,讓慣性請假的人知道團隊其他人的不滿。

不過,我還是遇過一直生病的人,經常拿著家庭醫師開的藥單來請假,當然有了藥單我們就相信員工,也給予准假,但我認為對大家來說,更好的做法是:乾脆請這位員工直接請1至2個月的長假,在家好好休養。一來他可以好好地養病,二來公司不必承受員工不斷請假的成本,三來其他員工的工作情緒不會受到影響。但當然,在我們找了新人來頂替他的工作時,也無法保證2個月過後,是否會讓他回到公司來,這是很殘酷的現實。

另外有一種情況是:有一位能力很好的員工,提出「要嘛讓我請10天假、要嘛讓我離職」的要求,後來公司不准假,而他也果然離職了。雖然公司因此損失了一位好人才,但也透過這起事件讓所有員工了解,公司對於員工隨意請假的態度為何。不過,經營公司這麼多年,我還是有看過令人欽佩的敬業精神,曾經有一次碰到有員工摔車,我們第一時間處理公司應負擔的醫療費用,也請其他員工幫忙分擔工作,但這位出車禍摔斷左手的員工,卻請其他同事拿了筆記型電腦到醫院,用健全的右手幫忙處理一些他能力所及的事情,協助其他人減低負擔。

獎勵要當下且即時

我認為,不論情況如何,主管都必須在第一時間通知代理人,讓代理人有心理準備。雖然請代理人處理生病的人的工作,會增加負擔、引發埋怨,但說一句實在話,一個團隊內彼此互相合作,自己生病時若沒有人願意幫忙,會不會感到心灰意冷?主管當然也只是很合情合理地把工作分配給別人。

但員工一定都會有這樣的埋怨:為什麼都是我?在緊急需要有人處理的強況下,主管還是會把重擔交給會做的人、任勞任怨的人、意願性高的人,當然想打拼看看的員工就會接,此外也可在這樣的情況下,要求等比例的薪資,而我也會給予員工應有的回饋。

不過,現在的員工流動率很高,很有可能等不到考績時間,人就到其他地方高就了,因此回饋有時候必須是當下的、立即的,像是准許辛苦一段時間的代理人有幾天假期。

我認為這樣彈性的作法最符合年輕人所期許多樣化、鼓勵、成就感的需求,而非用制度綁住他們、反而讓年輕人更想逃!我認為在管理員工時,不能拘泥於過去的員工分類法,再依據分類法實施其所規定的管理方針,而是要跟著每個人的個性不同,給予不同的管理模組,不過這也不是說主管要設計出千百種管理模組,雖然每個人都與眾不同,但畢竟還是有一定的特質、脈絡可以歸納,用幾套完整架構再依據個人行為微調,就可以應對公司內的員工了。


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