本期文章

資料驗證 查核資料正確性

   

在資料輸入過程中,如果有個方便把關的小工具在輸入數值資料時提醒我們,那實在是再好不過的事了,尤其如果是處理數字運算相關資料,差一個零、多一個零可是件影響重大的事,因此,利用資料驗證來為正確性層層把關,就成為很重要的事。







條目1:「設定」:選擇儲存格內資料驗證準則。

條目2:「提示訊息」:當選取該儲存格範圍時,該儲存格內所應輸入資料之提示訊息設定。

條目3:「錯誤提醒」:當儲存格內之資料與在「設定」標籤欄位中之驗證準則設定值不符合時,顯示文字之相關設定。





百密總有一疏,你我難免在做資料輸入之間會有誤鍵的狀況發生,造成資料的錯誤。如果事後再核對資料不僅沒效率也太麻煩了。這時,如果先行在Excel表格資料數值欄位設定「資料驗證」功能,先行設定欄位資料數值,就可以在資料登錄前做一把關的動作,萬一不小心輸入錯誤還會貼心的顯示錯誤訊息,幫你做驗證的功能。

在本次的範例「訂單管理」工作表中,我們假定每個產品的單位成本是介於3~8之間,為預防資料輸入人員不小心將資料輸出過這範圍,我們便針對此欄位做資料驗證的功能,輸入時提醒我們,而當該欄位超出此範圍數值時並限制資料的輸入。 接下來就一起來看怎麼樣去進行吧!

設定驗證資料欄位







在範例工作表中,假定我們欲針對單位售價「Unit Price」欄位驗證控管,我們必須先行選取該欄位,使其表明欲驗證資料之範圍。





開啟「驗證」功能視窗







接著,我們要利用在EXCEL表中的「資料驗證」功能視窗進行儲存格資料設定的功能,來幫我們進行資料正確性的比對。





資料驗證視窗相關設定







在資料驗證視窗中分別提供有「設定」、「提示訊息」、「錯誤提醒」、「輸入法模式」之相關標籤功能。由於我們欲將單位成本控制在38之間,故我們的資料驗證準則中,應該設定為「整數」。





設定提示訊息







假定我們希望當使用者在輸入儲存格資料時可顯示提示訊息,協助提醒我們在做資料、數值輸入之判斷時,這時我們可以在「驗證」功能視窗中「提示訊息」該欄位設定其標題及提示訊息等相關說明文字內容。



設定提示訊息







假定我們希望當使用者在輸入儲存格資料時可顯示提示訊息,協助提醒我們在做資料、數值輸入之判斷時,這時我們可以在「驗證」功能視窗中「提示訊息」該欄位設定其標題及提示訊息等相關說明文字內容。





設定提示訊息







假定我們希望當使用者在輸入儲存格資料時可顯示提示訊息,協助提醒我們在做資料、數值輸入之判斷時,這時我們可以在「驗證」功能視窗中「提示訊息」該欄位設定其標題及提示訊息等相關說明文字內容。





設定提示訊息







假定我們希望當使用者在輸入儲存格資料時可顯示提示訊息,協助提醒我們在做資料、數值輸入之判斷時,這時我們可以在「驗證」功能視窗中「提示訊息」該欄位設定其標題及提示訊息等相關說明文字內容。





設定提示訊息







假定我們希望當使用者在輸入儲存格資料時可顯示提示訊息,協助提醒我們在做資料、數值輸入之判斷時,這時我們可以在「驗證」功能視窗中「提示訊息」該欄位設定其標題及提示訊息等相關說明文字內容。



設定提示訊息







假定我們希望當使用者在輸入儲存格資料時可顯示提示訊息,協助提醒我們在做資料、數值輸入之判斷時,這時我們可以在「驗證」功能視窗中「提示訊息」該欄位設定其標題及提示訊息等相關說明文字內容。

設定提示訊息







假定我們希望當使用者在輸入儲存格資料時可顯示提示訊息,協助提醒我們在做資料、數值輸入之判斷時,這時我們可以在「驗證」功能視窗中「提示訊息」該欄位設定其標題及提示訊息等相關說明文字內容。





輸入錯誤提醒訊息







當資料輸入範圍不合,我們必須顯示警告提示說明視窗,讓使用者可明白了解該欄位之數值是屬於單純人為錯誤亦或是例外的狀況,以方便後續更正。





儲存格的資料驗證







現在我們已經設定完成了,當跳出警告視窗時,視窗中會分別提供﹝是﹞、﹝否﹞、﹝取消﹞等選項,使用者可選擇針對該數值之資料是否繼續進行相關顯示設定。





透過資料驗證的功能,對於公司的資料輸入人員來說,這個功能應該特別有幫助。不過當然我們設定的條件也要嚴謹,而且設定時就更不能出錯,這樣才能夠真正幫助工作上更有效率,否則就反而會適得其反喔!


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