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21個交辦技術/主管大膽放手,績效加倍

撰文/陳清稱    

被譽為與日本「經營之聖」稻盛和夫齊名,以製造電設資材起家的未來工業,創辦人山田昭男靠著「放手不管」的哲學,創造平均每年獲利16.5億日圓(約合新台幣5億元)的績效,獲利是同業的兩倍。山田昭男在《主管「不管」,員工才會變聰明》書中強調,這套「不管」的交辦祕訣就在於,不限制部屬的做事方式與思考,並放心將權限與責任交給部屬,但主管要與現場員工保持聯繫、隨時溝通,有效提升工作績效。



山田的做法,與連枝微末節都要管、不肯給予部屬自我思考和獨立做事機會的主管,形成強烈對比。後者事必躬親的做法,常導致部屬對工作失去主動和積極的精神,只等主管命令辦事,創造力無法得到有效的引導和發揮,造成績效低落。 而無法放手交辦的主管,也讓企業人才,尤其是優秀人才大量流失。《這是你的船》作者麥可.艾伯拉蕭夫(Michael Abrashoff)引述蓋洛普(Gallup)調查指出,65%的離職員工其實並不想離開公司,而是想離開自己的上司,原因是部屬的意見和想法,常未受到主管的尊重,缺乏參與感。



艾伯拉蕭夫以自身經驗為例,說明缺乏交辦技巧的主管,為組織所造成的傷害。當時身為副艦長的他要求士兵在隔天早上8點前完成打掃工作,未料卻造成其中一位士兵因徹夜打掃疲倦,站崗時竟睡著危害全體官兵安危,追根究柢,原因就在於副艦長交辦工作時,未考慮部屬的工作負荷量所造成。



既然放手交辦如此重要,為何多數主管做不到呢?《交辦的技術》作者小倉廣指出,常見的主管帶人風格可分成兩種:第一種是擔心部屬有一天會超越、壓過自己,因此想方設法阻止部屬成長,造成部屬挫折、組織績效低落;另一種則是完全放任,造成部屬怠惰、組織績效不彰。不論是過度壓抑與放任,都將造成組織、部屬與主管的傷害,形成三輸局面。



主管拉大格局,部屬才能迅速成長



小倉強調,主管應拉高格局思考,他指出,部屬的工作是「賺取今天的工作報酬」,但主管的職責卻是「創造與今天不同的未來」。從公司的角度來看,無法交辦工作的主管,就是剝奪部屬工作的主管,由於得先處理眼前忙碌的雜務,完全無暇顧及自己的份內工作,等於就是「放棄創造企業不同的未來」,最終成為一位忙碌但失職的主管。



面對主管的困境,聯強國際集團總裁杜書伍在《將將》書中建議,主管要管大事、小事,不要管中事。



管大事,就是抓緊部門方向與目標,清楚傳達給部屬,然後訂策略、規畫組織與人員分工,執行過程中,主管必須從部屬的言行、舉止,觀察是否有偏離方向;管小事,就是觀察部屬做事方法是否有抓到關鍵,對於未上手的部屬,主管要用提問方式確認部屬了解關鍵,已上手的部屬,主管則要進一步傳授提升的竅門。



至於中事,則是行業內的常識,是人人都會做的事,主管只要教會部屬中事,部門就能維持基本運作,但杜書伍提醒,有些主管為了確保任務的執行,而一頭鑽進中事管理上,習慣一一檢核部屬所做的事情,反而麻痺到對真正的問題視而不見。



小倉建議所有主管,培養優秀部屬的方法,就是將工作交給他們,讓他們在摸索犯錯中淬鍊能力。而主管只要定期追蹤進度,以開放式問題引導部屬正確方向,不要隨意干涉,提供適當的支援與資源,就能帶領團隊向前。 釐清主管應盡的職責後,交辦工作究竟該從何處著手?小倉指出,「主管必須慎選交辦工作的對象、時機和方式。」依據主管交辦工作的過程,可分成3階段7要訣:



3階段7要訣,做個能交辦的主管



交辦前:1.無法交辦的障礙往往是主管自己,因此首先要克服對部屬沒信心,就不敢交辦工作的迷思;2.接著慎選交辦的工作與人選,依部屬能力成熟度、適合承擔的責任,做出最佳安排。利眾公關董事長嚴曉翠強調,「主管要慎始,在交辦工作給部屬前,應將所有因素都考慮清楚。」



交辦中:3.主管要說清楚交辦工作的目標與內容,讓部屬自願去體會工作的辛苦與價值;4.既然將工作交給部屬,就必須要求部屬達成目標;5.主管要學會忍耐,不隨便出手干預部屬正在進行中的工作。小倉指出,主管出手干預的那一瞬間,部屬就失去了自主性,開始放棄思考與責任。因此,主管忍著不出手,是交辦過程中最重要的一點。



交辦後:6.交辦工作後,必須定期與部屬面談,溝通工作現況;7.為了不讓部屬赤手空拳地瞎忙,主管必須提供部屬「無論是誰都能獲得70分的武器」並整頓好周遭環境。小倉強調,主管應該提供規格化的武器,讓平凡的部屬也能展現非凡的成果。 《上司的條件》作者齋藤隆浩指出,管理者與被管理者的差別在於,管理者能掌握部屬的榮譽心與成就感,交辦工作時,給與適才適所的任務,激發部屬潛力,創造組織最大優勢。能做到這一點,才是成功交辦的主管。


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