本期文章

指導部屬的3種說法 說清楚改什麼、怎麼改

   

《用關鍵對話終結棘手問題》中點出溝通失效的關鍵:如果期待別人了解、甚至執行你的意見,就要設法移除對話裡「標籤式的表徵」,直接討論行為和做法。
舉例來說,「有禮貌」就屬於「表徵」,是一種較為抽象的概念,可能代表不同的行為,包括每天都會跟同事說早安、幫客戶開車門,或主動對同事伸出援手等等。如果在對話中只提出表徵,就容易讓聽者混淆,畢竟每個人心裡想像的「禮貌」都不太一樣。以下是3個讓溝通更有效、更容易達成共識的方法。

1.寫下「表徵」對應的「具體行為」:

與部屬溝通前,先界定你對部屬的期待。例如,「工作更主動一點」,可轉換成希望部屬自行提出進修規畫、無需主管監督也能妥善完成工作、主動要求負責新專案等,在這個基礎之上再做討論,較容易引發對方的行動。

萬一碰到喜歡用表徵溝通的主管,部屬則可以透過提問,釐清老闆想看見的行為,就可以避免你揣測錯誤,加倍努力卻還是被批評的慘劇。

2.從「負面表徵」找出「優點」開啟討論:

假設你已經決定找個部屬談談他傲慢的態度,拙劣的說法是:「我想跟你聊一下你態度傲慢的問題。」這種直接點出負面表徵(傲慢)的說法,只會激起他的防衛心,對話肯定很快破局。

較好的說法是從傲慢中找出可能的優點,以此做為開頭。比方說,傲慢的人的優點之一就是很有自信,你可以從這點切入:「我覺得你的優點之一就是很有自信,但是有時候會不會有點過了頭,我舉個例子來說……」這個說法不但沒有偏離主題,還會讓對方想要繼續聽下去,如果還能搭配具體行為來佐證你的看法,就更能加強論點的說服力。

3.別用「否定句」開場:

以「不」做為開頭的要求,經常會啟動對方的反抗心,就好像要小孩不要玩火,他就會想嘗試看看一樣。試著把希望部屬「工作上不要太被動」的建議,改成「我希望你每個月都能有一個新提案」,或許更能讓對方照著你想的行為改變。(本文取材自《用關鍵對話終結棘手問題》,臉譜出版。整理 / 韋惟珊)


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