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提出「借用一分鐘」的請求 再忙的人也願意聽你說話

撰文/張良姿    

這件事非得找主管商量不可,但是對方總是很忙的樣子。」「我實在很想聽聽老闆給我建議,但是又怕他覺得我很煩,什麼事都要問他。」很多人在工作上都碰過這樣的狀況,看到上司或同事很忙,就不太敢去跟對方說話、問問題,深怕耽誤對方時間。

《台上台下都吸引人的說話整裡術》作者渡邊美紀指出,所有上班的人基本上都很忙,所以,有話要說的時候,不要一開始就講得鉅細靡遺,是讓忙碌的人聽自己說話的關鍵。她提出了兩個小技巧:

1.開頭先說:「可以借用一分鐘嗎?」

假想你是聽人說話的人,手上的事務又相當繁重,這時有人來找你說話,而且又臭又長,你一定會在心裡面盤算:「這到底要講多久啊……」而且可能會愈聽愈煩、失去耐心,甚至因此對說話的一方提高警覺:「下次最好別被他逮到。」

然而,如果對方先說:「我可以借用你一分鐘嗎?」而且也真的在一分鐘內把話說完,你是不是就會覺得,無論再怎麼忙,花個一分鐘聽他把事情說完也沒關係。

渡邊認為,「借用一分鐘」是讓人卸下心防的實用開場白,可以讓對方聽你說話的機率增加4~5倍。

2.把要說的話整理成「一分鐘精簡版」

大多數的主管每天可能都會有很多人來找他們說話,如果每個人都不講重點,真的會耗費他們很多時間。因此,簡單扼要地表達想說的話,最能得到主管專注聆聽。

以向主管提出行銷專案為例,將所有訊息濃縮在一分鐘內清楚說完,你可以用「報告」「商量」或是「請求」3種形式:

1.「我要報告在A超市執行的企畫。100箱紅茶已經全部賣完。試喝活動拉到3天確實有效。我認為往後應該對其他超市提出相同做法。」

2.「我想商量對B超商的交貨日期。對方要求我們比平時提早○天出貨。因為該門市從○號開始促銷。我想申請特別處理,成本會比平時高出○元。請問這樣是否可行?」

3.「關於C超市的門市活動,我有事相求。我需要多兩個人幫忙布置賣場,希望是A君和B君,因為我們必須在超市開門前兩小時布置完,光靠我一個人可能趕不上。可否提供人手支援呢?」

開門見山就說清楚自己是要「報告」「商量」還是「請求」,讓對方立刻就知道你說的話是「聽過就可以的報告」「要求下決定的商量」還是「請求某種幫助」,就不致於會招致對方顯露「你到底想講什麼」的不耐反應,也能縮短對方理解談話內容、思考應採取的行動方案所需的時間。


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